عناوین این مقاله
مقدمه: کابوس پروژههای ناتمام از کجا شروع میشود؟
تصور کنید قصد دارید یک خانه بسازید. آیا بدون نقشه معماری، متراژ دقیق اتاقها و مشخص کردن نوع مصالح، به یک اوستا بنا میگویید: «برایم یک خانه بساز و بگو چقدر میشود؟» قطعاً خیر!
در دنیای دیجیتال هم دقیقاً همین قانون حاکم است. بسیاری از کارفرمایان با یک ایده کلی سراغ شرکتهای طراحی سایت میروند و میگویند: “یک سایت شبیه دیجیکالا میخوام، چقدر زمان و هزینه میبره؟” این دقیقاً نقطه شروع اختلافات، تاخیر در تحویل پروژه و هدر رفتن سرمایه است. راه حل این مشکل، استفاده از یک ابزار حرفهای به نام RFP است.
سند RFP چیست؟ (Request for Proposal)
عبارت RFP مخفف Request for Proposal و در زبان فارسی به معنای «درخواست ارائه پروپوزال» یا «سند نیازسنجی پروژه» است.
به زبان ساده، RFP یک فایل متنی جامع است که شما (به عنوان کارفرما) آن را تهیه میکنید تا به طراحان سایت یا آژانسهای دیجیتال مارکتینگ بگویید دقیقاً چه کسبوکاری دارید، هدف شما از طراحی سایت چیست، چه امکاناتی نیاز دارید و بودجه شما چقدر است. طراحان نیز بر اساس این سند، قیمت و زمانبندی دقیق را به شما اعلام میکنند.
چرا بدون RFP نباید هیچ پروژه طراحی سایتی را استارت بزنید؟
شاید فکر کنید نوشتن این سند وقتگیر یا کم اهمیت است، اما به عنوان تیمی که از سال 2008 (1387) در فضای وب فارسی حضور دارد، به شما اطمینان میدهیم که این سند نجاتدهنده شماست. مزایای داشتن سند نیازسنجی عبارتند از:
-
دریافت قیمتهای واقعی، نه حدسی: وقتی امکانات دقیقاً مشخص باشد، برنامهنویس یا فریلنسر نمیتواند در اواسط پروژه به بهانه «امکانات جدید» از شما درخواست هزینههای اضافی (Hidden Costs) کند.
-
مقایسه عادلانه شرکتهای طراح: وقتی سند RFP خود را برای ۵ شرکت مختلف میفرستید، همه آنها بر اساس یک معیار واحد به شما قیمت میدهند. در نتیجه میتوانید پیشنهادها را به درستی مقایسه کنید.
-
صرفهجویی در زمان جلسات: به جای برگزاری دهها ساعت جلسه برای توضیح شفاهی کسبوکارتان، تمام اطلاعات را یکبار در این فایل مکتوب میکنید.
-
جلوگیری از سلیقهای شدن کار: در فاز تحویل پروژه، فایل RFP به عنوان چکلیست تایید نهایی عمل میکند. اگر امکانی در سایت نبود، میتوانید به سند ارجاع دهید.
یک سند نیازسنجی (RFP) استاندارد شامل چه بخشهایی است؟
برای اینکه تجربه حضور بهتر در وب را با یک شروع قدرتمند تجربه کنید، فایل RFP شما باید شامل این ۶ بخش حیاتی باشد:
1- معرفی کسبوکار و اهداف پروژه
شما کیستید؟ محصولات یا خدمات شما چیست؟ مهمترین رقبای شما چه کسانی هستند؟ و مهمتر از همه: چرا الان به سایت نیاز دارید؟ (مثلاً: افزایش فروش، برندینگ، اتوماسیون فرآیندهای سنتی).
2- شناخت مخاطب هدف (پرسونا)
مشتریان شما چه کسانی هستند؟ آیا جوانان مسلط به تکنولوژی هستند یا افراد مسنتری که نیاز به یک رابط کاربری (UI) بسیار ساده دارند؟ این بخش به طراح سایت کمک میکند تا تجربه کاربری (UX) را دقیقاً برای مشتری شما طراحی کند.
3- نقشه سایت (Sitemap) و امکانات مورد نیاز
سایت شما به چه صفحاتی نیاز دارد؟ (صفحه اصلی، درباره ما، وبلاگ، فروشگاه و…). آیا به امکانات خاصی مثل سیستم رزرواسیون، اتصال به نرمافزار حسابداری، درگاه پرداخت ارزی یا پنل پیامکی نیاز دارید؟ همه را لیست کنید.
4- الزامات فنی (هاست، سرور و سئو)
این بخش بسیار مهم است و معمولاً نادیده گرفته میشود. آیا پیشبینی ترافیک بالایی دارید و نیاز به خرید سرور مجازی یا اختصاصی است؟ آیا میخواهید سایت شما از همان روز اول با معماری منطبق بر اصول سئو تکنیکال (Technical SEO) طراحی شود؟ سیستم مدیریت محتوا (CMS) دلخواه شما چیست؟ وردپرس، جوملا یا کدنویسی اختصاصی؟
البته اگر در مورد مسائل فنی اطلاعات کافی ندارید میتوانید قبل از تکمیل و ارسال فرم نیازسنجی از مشاوره استفاده کنید یا برای تکمیل این بخش از RFP راهنمایی بگیرید.
5- نمونه سایتهای مورد علاقه و منفور!
3 تا 5 سایتی که از نظر طراحی ظاهری یا کارایی دوست دارید را مشخص کنید و دقیقاً بگویید از کجای آنها خوشتان میآید. همچنین چند نمونه از سایتهایی که از آنها خوشتان نمیاد رو هم ذکر کنید تا طراح بداند خط قرمزهای شما چیست.
مثلا رنگبندی، چیدمان هدر/فوتر یا ساختار صفحات، امکانات خاص و هر چیزی که در آن سایتها برای شما جذاب است و یا برعکس از آنها متنفر هستید را اعلام کنید.
6- زمانبندی و بودجه تقریبی
محدودیت زمانی خود را اعلام کنید (مثلاً: سایت باید تا قبل از کمپین شب یلدا یا رمضان یا نوروز راهاندازی شود. یا میخواهید سایت تا 5 هفته آینده یا فلان تاریخ سایت بالا باشد). همچنین اعلام یک بازه بودجهای (مثلاً بین ۳۰ تا ۵۰ میلیون تومان) کمک میکند تا طراح، راهحلهای متناسب با جیب شما را پیشنهاد دهد.
معمولاً کارفرما و مشتریان فکر میکنند اگر حداکثر بودجه خود را اعلام کنند مجری دقیقاً همان مبلغ را دریافت میکند، یا اگر بودجه پایین تری اعلام کنند باعث میشود مجری با قیمت کمتری پروژهای را انجام دهد. متاسفانه در برخی موارد هم این نگرانی از سمت کارفرمایان درسته ولی به هر حال با فرض اینکه شما به آدم درستی مراجعه کردید اینکار از مشکلات بعدی جلوگیری میکند.
برای کمتر شدن نگرانی هم میتوانید فرم RFP خود را همیشه برای چند مجری فریلنسر یا شرکت خدماتی ارسال نمایید و طرحها و برآوردهای دریافتی را با هم مقایسه کنید. با اینکار از بین طرحهایی که دریافت میکنید بهتر میتونید قیمت و کیفیت مناسب را برای پروژه خود به دست بیارید.
از من گفتن بود که این نکات ساده مخصوصاً بودجه، از بروز مشکلات آتی و پیوستن پروژه شما به جمع بسیاری از پروژههای ناموفق و ناتمام دیگر در حوزه وب و کسبوکار آنلاین جلوگیری میکند. (نتیجه 17 سال تجربه مستمر من در این زمینه)
چگونه کار با “وب۲ نِکست” با یک RFP متفاوت میشود؟
در وب۲ نکست، ما معتقدیم که طراحی سایت پایان کار نیست، بلکه آغاز یک مسیر است. ما قبل از عقد هر قرارداد طراحی سایت، فروشگاه اینترنتی یا حتی سئو، از شما میخواهیم این سند را تکمیل کنید. اگر در تکمیل آن ابهامی داشته باشید، در جلسات مشاوره به شما کمک میکنیم تا نیازهای واقعی خود را کشف کنید. این وسواس در شروع کار، تضمینکننده موفقیت پروژه شماست.
دانلود نمونه فرم RFP طراحی وبسایت
برای راحتی شما، یک نسخه استاندارد و کامل از فرم نیازسنجی طراحی سایت آماده کردیم که میتوانید از طریق فرم زیر آن را دانلود نموده، جاهای خالی را بر اساس نیاز کسبوکار خود پر کنید و سپس آن را برای ما (یا هر شرکت دیگری) ارسال کنید.
برای راحتی شما در استفاده از قالب آماده RFP ، فایل دانلودی حاوی دو فرمت word و pdf میباشد.
